Avis de confidentialité (HR)

La déclaration suivante décrit les pratiques de collecte et de diffusion des informations personnelles de « TALIS » (Groupe TALIS) par rapport à nos employés et sous-traitants. Notre siège est situé à Meeboldstraße 22, 89522 Heidenheim, ALLEMAGNE, sous le numéro d’immatriculation HRB 729766. Nous avons établi cette déclaration afin de démontrer notre engagement ferme pour le respect de la vie privée et nous assurer que nos employés comprennent les droits dont ils disposent vis-à-vis des données personnelles que nous détenons. 

« TALIS » se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente politique à tout moment en informant les employés de l’existence d'une nouvelle déclaration de confidentialité.

La présente déclaration décrit le type d'informations personnelles que nous pouvons collecter auprès de vous lors de l'établissement (ou de l’établissement potentielle) d'une relation employé / employeur et pendant la durée de votre emploi ainsi que les pratiques employées pour traiter ces informations avant, pendant et après votre période d’emploi chez nous.

Collecte d'informations

Les « données personnelles » désignent les informations en lien avec ou associées à une personne qui peuvent être utilisées (ou combinées avec d'autres informations) pour l’identifier. Les données personnelles incluent sans restriction 1) les données de contact (comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone) ; 2) les données démographiques (comme le sexe, la date de naissance) et 3) les identifiants en ligne (comme l’adresse IP).

La « personne concernée par les données » est la personne physique identifiée ou identifiable, vous, en tant qu’employé, êtes une personne concernée par les données.
Le « responsable du traitement » est une personne ou une entreprise qui traite des informations personnelles pour le compte de « TALIS ».

Les « catégories spéciales de données » désignent les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinion politiques, les croyances religieuses ou philosophiques ou l’appartenance à un syndicat, ainsi que le traitement de données génétiques, les données biométriques, dans le but d’identifier de façon univoque une personne, les données concernant la santé et les données concernant la vie sexuelle d’une personne ou son orientation sexuelle.

« TALIS » est le « contrôleur », ce qui signifie que nous décidons comment, pourquoi et dans quel but nous collectons et traitons des informations personnelles vous concernant.
Le « traitement » désigne toute opération ou ensemble d'opérations réalisées sur des informations personnelles, comme par exemple la collecte, l’enregistrement et la divulgation.

« Employé » Dans le cadre de la présente déclaration, le terme d’employé inclut tous les sous-traitants travaillant pour ou pour le compte de « TALIS ».

« Tiers » Une personne ou une entreprise autre que la personne concernée par les données, le contrôleur ou le responsable du traitement, qui a été autorisée à recevoir et traiter des informations personnelles.

Nous collectons des informations vous concernant

Avant le début de votre emploi : Une grande partie des données personnelles vous concernant en notre possession sont collectées lors du processus de candidature et de recrutement, directement auprès de vous ou via une agence de recrutement, une agence de vérification des antécédents ou un organisme de crédit. Cela inclut des informations fournies via : un formulaire de candidature ; un CV ; une lettre de motivation ; un document de permis de travail ; des références confidentielles ; un formulaire d'informations sur l’employé ; une déclaration de la médecin du travail ; des listes de contrôle.

Pendant la durée de l’emploi : Nous collectons également des informations personnelles vous concernant pendant la durée de votre emploi, ces informations sont généralement collectées via : les formulaires d'analyse des performances / d’entretiens ; les formulaires / registres de formation ; les bulletins de salaire / formulaires de période probatoire ; les formulaires et registres de demandes de congés / d'arrêt maladie ; les formulaires spécifiques des services ; les entretiens / formulaires de retour au travail ; les entretiens / formulaires de départ ; les évaluations des risques ; les images de vidéosurveillance.

Catégories d’informations collectées / traitées

Nous pouvons collecter, stocker et utiliser les catégories d'informations personnelles suivantes vous concernant : -

Exploitation des informations

Les informations personnelles fournies par vos soins avant le début de votre emploi et pendant la durée de l’emploi sont traitées uniquement si nous disposons d'une base légale nous le permettant. La majeure partie des informations personnelles vous concernant collectées et traitées par nos soins le sont dans le cadre de votre contrat de travail ou pour prendre des mesures avant d'établir un contrat de travail. Nous traitons également vos données personnelles si

Nous devons respecter une obligation légale : Parfois, nous devons traiter vos données personnelles pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux (ou ceux d’une autre personne) : Si nous pensons qu'il existe un danger pour votre vie (ou celle de quelqu’un d'autre), nous pouvons traiter vos données personnelles en fonction des besoins.

Le traitement est nécessaire pour exécuter une tâche réalisée dans l’intérêt public : À certaines occasions, le traitement peut être justifié par un intérêt public significatif.

Nous avons un intérêt légitime : À certaines occasions au cours et après votre période d’emploi, nous aurons un intérêt légitime au traitement de vos données personnelles, cela sera uniquement le cas dans des situations dans lesquelles vos droits et libertés fondamentales ne prévalent pas sur notre intérêt légitime.

Vous nous avez communiqué votre consentement : À certaines occasions, nous pouvons traiter des données personnelles sur la base de votre consentement. Vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment en contactant le RPD à l’adresse e-mail mentionnée à la fin de cette déclaration.

Source(s) d’information

La majorité des données personnelles collectées et traitées par nos soins provient directement de vous, cependant, nous collectons certaines données personnelles à partir d'autres sources, y compris :

les agences de recrutement, les agences de contrôle des antécédents, d’anciens employés, les agences de crédit, les prestataires de services de formation, les examinateurs médicaux, les prestataires de services de paie, les prestataires de services d’hébergement, les prestataires de services de voyages, les prestataires de services RH, la vidéosurveillance, les les prestataires de services de tests de calcul et de compétences linguistiques.

Stockage des informations

La plupart des informations sur les employés pour chaque entité sont stockées au niveau local au sein des systèmes RH de l’entité correspondante, ce qui inclut des informations stockées dans des systèmes électroniques comme des bases de données et des systèmes d’archivage manuel. Tous les systèmes contenant des données personnelles des employés sont soumis à des procédures de sécurité strictes et à des audits internes réguliers. À certaines occasions, il peut être nécessaire de transférer vos données personnelles vers une autre entité au sein du groupe (à des fins administratives par ex.), mais ce transfert est soumis à un ensemble de règles strict (appelé Règles d’entreprise contraignantes) pour garantir la sécurité de vos données personnelles.

Conservation des informations

« TALIS » traite les données personnelles conformément à des périodes de stockage prédéfinies de façon stricte, celles-ci diffèrent en fonction du type de données personnelles collectées et de l’objet du traitement. Une fois la période de conservation expirée, TALIS supprime de façon sécurisée les données personnelles associées. Pour obtenir plus d'informations sur les délais de conservation pour les données personnelles que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter le responsable de la protection des données à l’adresse e-mail indiquée ci-dessous.

Divulgation des informations

À certaines occasions pendant et après votre emploi lorsque nous devons divulguer certaines données personnelles vous concernant à des tiers, toute divulgation de vos données personnelles n’est faite que si nous disposons d'une base légale pour cela et qu’un accord de traitement des données a été signé avec le tiers. Nous pouvons divulguer des informations aux organismes suivants :

Si vous souhaitez obtenir des informations plus spécifiques concernant la divulgation de vos données personnelles, veuillez contacter le Responsable de la protection des données à l'adresse e-mail spécifiée à la fin de la présente déclaration.

Vidéosurveillance

Le groupe TALIS utilise la vidéosurveillance dans l’ensemble de ses entités aux fins suivantes : -

Toute consultation d’enregistrements de vidéosurveillance par TALIS est soumise à un test d'intérêt légitime pour s’assurer que les droits des employés sont respectés. Chaque entité de TALIS dispose d'une politique relative à la vidéosurveillance, qui fournit davantage de détails concernant l’utilisation de la vidéosurveillance au sein de l’entreprise, y compris les périodes de conservation, la sécurité des informations et les droits des employés.

Pour obtenir plus d'informations, veuillez consulter votre politique relative à la vidéosurveillance locale ou, pour obtenir une copie, contacter le Responsable de la protection des données à : - DPO@remove-this.talis-group.com

Vos droits

Le RGPD (règlement général pour la protection des données) spécifie de nombreux droits dont les individus disposent sur les données personnelles les concernant. « TALIS » est conscient de l’importance de ces droits et a mis en place des procédures pour s’assurer que les individus peuvent exercer ces droits.

Droit d’accès – vous êtes en droit de demander de consulter vos données personnelles, d’obtenir une confirmation concernant leur traitement et d'obtenir certaines informations spécifiées concernant le mode de traitement.

Droit de rectification (correction) – Dans certains cas, vous avez le droit de demander que vos données personnelles soient corrigées si elles sont inexactes et qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes.

Droit à l'oubli – Dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.

Droit de restriction du traitement – Si certaines conditions s’appliquent, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations.

Droit à la portabilité des données – Dans certains cas, vous avez le droit de déplacer, copier ou transférer vos données personnelles vers une autre entreprise ou vers vous-même (vous pouvez nous demander de le faire pour vous). Ce droit s'applique uniquement si le traitement repose sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat et s'il est effectué automatiquement.

Droit de refus – Dans certains cas, vous avez le droit de refuser certains types de traitement de vos données personnelles si cela est basé sur des intérêts légitimes, lorsqu’elles sont traitées à des fins de marketing direct ou lorsqu’elles sont traitées à des fins de statistiques.

Droit de déposer une plainte – Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance de votre État-membre si vous considérez que le traitement de vos données personnelles par « TALIS » enfreint vos droits. Veuillez consulter les liens suivants : -

Deutschland - www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
UK - ico.org.uk
la France - www.cnil.fr/en/home
Nederland - https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en
España - www.aepd.es
Polska - giodo.gov.pl
Italia - www.garanteprivacy.it
Portugal - www.cnpd.pt
Israel - www.gov.il/en/Departments/the_privacy_protection_authority

Contactez-nous

Si vous avez des questions ou que vous souhaitez exercer vos droits mentionnés ci-dessus, veuillez envoyer un e-mail à notre responsable de la protection des données du groupe (Jamie Slee) à : -    DPO@remove-this.talis-group.com            

Pour des demandes d’ordre général, veuillez contacter votre équipe de RH locale ou vous pouvez nous contacter à : -
info@remove-this.talis-group.com                              Tél. : +49 7321 320 0